Huishoudelijk Reglement

Het bestuur van de vzw ‘ontmoetingscentrum ‘ de Kalen Dries’ is samengesteld uit volgende personen:

  • Voorzitter: Frans Mentens
  • Secretaris: Peter Dedroog
  • Dagelijks beheer: Jozef Marx
  • Ondersteuning beheer zalen: Roger Vanheeswijck / Katrijn Huygens
  • Reservaties: Frans Mentens
  • Technische hulp: Karel Suffeleers
  • Technische ondersteuning: Stefan Marx
  • Webmaster: Romain Peremans

De gebruikers of huurders van één der zalen zijn ingedeeld in vier categorieën:

A = verenigingen aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad van Lummen en politieke partijen die deel uitmaken van de gemeenteraad.

B= Lummense verenigingen die niet zijn aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad

C= Bewoners van Lummen en niet-Lummense verenigingen.

D= Anderen.

De huurtarieven worden volgens deze indeling berekend.

De huurder treedt op in eigen naam of in naam van zijn vereniging; hij mag niet onderverhuren. De verhuurder mag te allen tijde hierop controle uitoefenen. Voor afwijkingen wordt de huurder een boete van 250 EURO aangerekend.

Voorrangsregeling: bij gelijktijdige huuraanvraag voor eenzelfde dag geldt de regel dat categorie A vóór categorie B komt, categorie B vóór categorie C en categorie C vóór categorie D.

De vzw ‘Kalen Dries’ heeft volgende infrastructuren ter beschikking van de gebruiker:

  1. Grote zaal met een capaciteit van maximum 220 zitplaatsen, uitgerust met een tapinstallatie, frigo’s, diepvries, volledig ingerichte keuken, afwaskeuken en koelruimte.
  2. Kleine zaal met een capaciteit van maximum 120 zitplaatsen, uitgerust met drankfrigo’s, koele berging, volledig ingerichte keuken met afwasinstallatie en koelruimte.
  3. Het ‘schuurke’, een klein vergaderlokaal met een capaciteit van maximum 25 zitplaatsen, uitgerust met drankfrigo’s
  4. Een overdekt en verwarmd binnenplein voorzien van 8 petanque-banen. Vast tapijt op rollen kan gebruikt worden om de ondergrond te bedekken en zodoende de ruimte te benutten voor andere doeleinden. Het binnenplein kan nooit afzonderlijk gehuurd worden. Het gebruik is enkel in combinatie met de grote of de kleine zaal. Toegang is mogelijk vanuit elk der zalen.
  5. Een omnivalent terrein, gelegen achter het zalencomplex. Voor gebruik hiervan dient men een aparte aanvraag voor te leggen aan het bestuur van de vzw en wordt er in onderling overleg de huur overeengekomen.
  6. Een verharde parking voor 180 wagens. Het gebruik hiervan moet via een aparte aanvraag aan het bestuur van de vzw worden aangevraagd. De huurprijs wordt in onderling overleg bepaald.
  7. Podium-elementen (2m x1m) kunnen door de gebruiker gehuurd worden als aanvulling bij de huur van de grote of de kleine zaal (maximum 6 stuks). Deze elementen kunnen ingesteld worden op een hoogte van 40cm of 60 cm.
  8. Partytafels (doorsnede 80cm). In het totaal zijn er 18 stuks gratis ter beschikking van de huurders van de grote of de kleine zaal. Indien tegelijk de gebruikers van beide zalen de partytafels wensen, worden er 9 stuks per zaal voorzien. Deze tafels zijn niet voorzien van een overtrek.
  9. Projectiescherm is voorzien in de drie zalen. In de grote en kleine zaal is er een vaste beamer. In het schuurke is er een verplaatsbare beamer. Voor het gebruik van scherm en beamer is af te spreken met de zaalverantwoordelijke. Het gebruik is gratis.

Contact opnemen voor reservatie van één der zalen van de ‘Kalen Dries’ kan op verschillende manieren:

  1. Voor verenigingen van Meldert die ook lid zijn van de vzw ‘Kalen Dries’, wordt aangeraden alle activiteiten voor het volgende werkjaar over te maken op de algemene statutaire vergadering in februari  Aanpassingen, wijzigingen en schrappingen worden tijdig vooraf doorgemaild aan de verantwoordelijke voor de reservaties van de ‘Kalen Dries’ op adres:
    frans-mentens@telenet.be
  2. Alle andere verenigingen en particulieren kunnen reserveren als volgt:
  • Via de website van de ‘Kalen Dries’: http://www.ocdekalendries.be In het tabblad ‘contact’ dient de aanvrager alle gevraagde gegevens in te vullen. De verantwoordelijke van de vzw zal hierna een bevestigingsbericht sturen naar de aanvrager en een overeenkomst wordt opgemaakt (zie verder).
  • Via een e-mail aan de verantwoordelijke voor de reservaties van de ‘Kalen Dries’ op adres: frans-mentens@telenet.be Een bevestiging wordt hierna verstuurd naar de aanvrager en een overeenkomst wordt opgemaakt (zie verder).
  • Via een schrijven gericht aan de verantwoordelijke voor de reservaties van de ‘Kalen Dries’ op adres: VZW O.C. De Kalen Dries, Heesstraat 21, 3560 LUMMEN.
  • Via telefoon naar de verantwoordelijke voor de reservaties van de ‘Kalen Dries’ op nummer 0496/48 02 87. Bij afwezigheid kan men zijn boodschap inspreken.
  • Via persoonlijk contact met de verantwoordelijke voor de reservaties van de ‘Kalen Dries’ of met een ander bestuurslid van de vzw.

De handelswijzen onder de punten 3. en 4. zijn minder geschikt voor een reservatie gezien de kans op foutieve gegevensinvoer groter is dan bij een eigen invoer van zijn persoonsgegevens via het internet.

Om een correcte overeenkomst op te maken zijn volgende gegevens nodig:

  1. Naam van de aanvrager en eventueel de naam van de vereniging die hij/zij vertegenwoordigt.
  2. Adresgegevens van de aanvrager.
  3. Telefoonnummer en/of e-mailadres.
  4. De datum en de aard van de activiteit die gepland wordt. Bepaalde activiteiten kunnen enkel in de grote zaal plaatsvinden.
  5. De locatie binnen het complex van de ‘Kalen Dries’ waarvoor de aanvraag geldt. Let hierbij op het maximum aantal toegelaten personen per zaal.
  6. De eventuele behoefte om de avond voorafgaand aan de datum van de activiteit te gebruiken om de zaal gereed te zetten (vanaf 18 uur). Als de kalender het toelaat kan deze optie genomen worden: de prijs hiervan bedraagt 25 EURO.
  7. De eventuele vraag om de zaal zonder meubilair te voorzien. Deze optie dient tijdig te worden aangevraagd. De extra kost hiervoor bedraagt 60 EURO.

 

Deze gegevens worden door de verantwoordelijke van de vzw opgenomen in een overeenkomst die via het opgegeven emailadres wordt overgemaakt aan de aanvrager/huurder. De huurder controleert dit contract, duidt hierop aan dat hij/zij er mee akkoord gaat (neen schrappen) en bezorgt dit per email terug aan de verantwoordelijke voor de reservaties van de vzw ‘Kalen Dries’. De huurder stort het gevraagde voorschot (=de huursom zoals vermeld in de overeenkomst) op het rekeningnummer van de vzw ‘Kalen Dries’, dat vermeld staat in de overeenkomst.
Na ontvangst van de overeenkomst en na storting van het gevraagde voorschot is de reservatie definitief. 

Een eventuele annulering van de overeenkomst is mogelijk in volgende gevallen:

  • Kosteloos in geval van ernstige ziekte, ongeval of overlijden van de huurder. Men dient een bewijs hiervan aan de verhuurder over te maken.
  • Kosteloos tot één maand vóór de activiteit.
  • Tot veertien dagen vóór de activiteit wordt 50% van de reservatiekosten terugbetaald.
  • Bij een annulering minder dan veertien dagen vóór de activiteit blijft de huurder 75% van de reservatie kosten schuldig.
  • Bij een annulering in de week vóór de geplande activiteit worden geen reservatiekosten terugbetaald.

Vooraleer de zaal in gebruik te nemen is het aangeraden contact op te nemen met de zaalverantwoordelijke van de vzw ‘Kalen Dries’ om een concreet uur van ingebruikname af te spreken. Deze persoon is bereikbaar op het nummer 0477 / 076235. Regelmatige gebruikers dienen dit niet telkens te herhalen tenzij ze zelf een ander moment van sleutelafname wensen.

Voor bijzondere bestellingen van dranken, welke niet in het normale gamma ( zie reservaties /dranken aanbod) van de vzw voorradig zijn, is het aangewezen minstens twee weken vooraf aan de zaalverantwoordelijke de bestelling door te geven.

De huurder overloopt samen met de zaalverantwoordelijke de checklist van ingebruikname van de zaal (zie apart document). De huurder kan op dat ogenblik, voor zover dat nog mogelijk is, bepaalde extra’s vragen welke niet opgenomen waren in de overeenkomst. De huurder en verhuurder ondertekenen de checklist nadat alle elementen ervan werden overlopen. Hierna ontvangt de huurder de nodige sleutels om na de activiteit de gehuurde ruimten af te sluiten.

De huurder ontvangt de zaal gevuld met tafels en stoelen. In de grote zaal zijn de stoelen opgehangen aan de tafels ( Let er op dat de stoelen NIET omgekeerd op de tafels hangen). In de kleine zaal staan de stoelen opgestapeld per tien op een wagentje. Let er op dat de zaal ook deze opstelling bewaart na het gebruik. Indien de huurder een lege zaal wenst bij aanvang, dan kan hij/zij dit tijdig vooraf melden aan een verantwoordelijke van de vzw. In dat geval wordt er 60 EURO aangerekend voor het leegmaken en terugzetten van alle tafels in de zaal.

  • Bij het gebruik van de zalen in het ontmoetingscentrum is de huurder er aan gehouden de veiligheidsvoorschriften van politie en brandweer na te leven; zo is het verboden ontvlambare producten te gebruiken in de buurt van verwarmingselementen en geldt er een verbod op vuurwerk.
  • De huurder/gebruiker respecteert het maximum aantal toegelaten personen per zaal. Dit aantal s vermeld bij de ingang van elke zaal.
  • De paniekdeuren en nooduitgangen moeten te allen tijde vrij blijven en buiten de zalen moet de toegankelijkheid voor de hulpdiensten gevrijwaard zijn.
  • De huurder is verantwoordelijk voor derden die hij aanstelt bij zijn activiteit ( bv. een traiteur).
  • In alle ruimtes van het ontmoetingscentrum geldt er een algemeen rookverbod. Inbreuken hierop zijn ten laste van de gebruiker/huurder.
  • Bij geluidsoverlast rust de verantwoordelijkheid op de schouders van de gebruiker/huurder. Voor publieke organisaties is de huurder verplicht aan de gemeente een afwijking op de geldende normen aan te vragen. Dit dient te gebeuren minstens drie maanden voorafgaand aan de activiteit (bij de uitbalie van de gemeente in het GOC Oosterhof). Een dubbel van deze goedkeuring wordt tijdig overgemaakt aan de reservatiedienst van de vzw.
  • De huurder is verantwoordelijk voor alle schade die werd aangebracht aan de gebouwen en/of hun inhoud gedurende de periode van de huurovereenkomst. De prijs van de herstelling wordt door de verhuurder aangevraagd en meegedeeld aan de huurder.
  • Gebroken en/of verdwenen glazen en/of ander materiaal worden door de vzw aangerekend aan de huurder. De vzw bepaalt de waarde ervan.
  • Affiches, foto’s ed. kunnen in de grote zaal en kleine zaal enkel opgehangen worden aan de draden die aangebracht zijn tegen de zijwanden. Het aanbrengen van affiches, foto’ ed. tegen de muren is verboden.
  • De huurder is verplicht de dranken af te nemen van de vzw. Bij niet naleven van deze overeenkomst zal de huurder een boete van 200 EURO worden aangerekend. Bij bals en fuiven bedraagt deze boete 1000 EURO. Als de huurder bijzondere wensen heeft ivm dranken kan hij/zij deze bestellen bij de zaalverantwoordelijke, minstens twee weken voor de activiteit.
  • De billijke vergoeding voor het produceren van muziek wordt jaarlijks door de vzw betaald en dient niet apart door de huurder gestort te worden. Voor publieke activiteiten moet de huurder er wel op letten in orde te zijn met de SABAM-voorschriften.
  • Het is verboden dat de huurder enige hinder aanbrengt aan de gebruikers van een andere zaal.
  • De huurder/gebruiker mag geen wijzigingen aanbrengen aan de technische installaties. Bij slechte werking dient hij/zij contact op te nemen met de verantwoordelijke van de vzw.
  • Na gebruik is men verplicht de zaal uit te borstelen, de glazen te reinigen af te drogen en terug op hun oorspronkelijke plaats te zetten. De tafels en de stoelen dienen terug op orde gezet zoals afgesproken. Afval wordt door de huurder meegenomen of kan worden achtergelaten in de afvalzakken die voorzien zijn. De prijs die wordt aangerekend per zak bedraagt 4 EURO.
  • Bij vertrek let men er op dat alle lichten ( ook in de toiletruimte) gedoofd zijn. En dat de verwarming is uitgeschakeld.
  • Indien niet anders werd afgesproken, wordt de sleutel terugbezorgd bij Jozef Marx, Zelemsebaan 53 Meldert.

Voor het gebruiksgemak van de huurder wordt de keuken ingedeeld in drie:

  • K1: de huurder kan beschikken over een percolator voor koffie, over tassen, ondertassen, suikerpotten, melkkannetjes en dessertborden, samen met koffielepels en dessertvorken. Enige grote borden en taartscheppen kunnen aan de verantwoordelijke van de vzw worden bij gevraagd.
  • K2: naast het materieel uit K1 kan de huurder ook gebruik maken van diepe en platte borden met lepels, messen en vorken. Schalen en kommen in inox behoren ook tot deze categorie.
  • K3: Als de huurder wenst te koken wordt de gasaansluiting geopend en worden er kookpotten ter beschikking gesteld.
  • Bijkomend kan de huurder de friteuse gebruiken. Hiervoor wordt een apart bedrag aangerekend.
  • In de keuken bevindt zich een grote ‘huisfrigo’ met diepvriesvak. Indien nodig, kan de koelcel en de grote diepvriezer worden aangeschakeld. Dit gebeurt alleen bij aanvraag (beide apparaten kunnen zowel voor de grote als voor de kleine keuken worden gebruikt).
  • De grote keuken beschikt hiernaast ook over een warmhoudkast. Let er op dat na gebruik dit apparaat wordt uitgeschakeld.
  • Op aanvraag wordt het afwasmachine aangeschakeld. De huurprijs hiervan wordt apart aangerekend. De gebruiker zorgt zelf voor vaatdoeken en keukenhanddoeken.
  • Na gebruik wordt alle porselein op zijn voorziene plek teruggeplaatst per aantal zoals aangegeven staat, wordt het bestek in de juiste bakken gestoken en worden de kookpotten en ander gerief op hun plaats teruggezet.
  • Er mogen geen eetwaren achterblijven in de keuken.
  • Na gebruik zorgt de huurder ervoor dat de keuken met een sop wordt gedweild, dat de vuilniszakken apart staan en dat alle apparatuur is uitgeschakeld.

Na elke activiteit voeren de verantwoordelijken van de vzw een controle uit op het gebruik van de zaal. Indien de huurder bepaalde voorschriften van gebruik niet heeft nageleefd, worden deze inbreuken genoteerd en volgens de lijst der bijzondere kosten doorgerekend aan de huurder.

Bij zware afwijkingen worden er foto’s genomen en bijgehouden in het archief van de vzw.

Na elke activiteit wordt er een inventaris opgemaakt van de aanwezige dranken. Elke geopende fles wordt als ‘gebruikt’ beschouwd. Het verschil met de inventaris, opgenomen vóór de activiteit, geeft het verbruik weer.

Een afrekening wordt opgemaakt voor de huurder. Deze bevat de huur, de eventuele extra’s die opgenomen werden in de checklist bij aanvang van de activiteit, de mogelijke bijzondere kosten en het drankverbruik, met aftrek van voorschot en eventuele waarborg.

De huurder betaalt deze factuur binnen de termijn van dertig dagen op rekening nummer BE42 7351 2706 6954 van de ‘vzw Kalen Dries’.