privacy policy

PRIVACYVERKLARING

 

ALGEMEEN

OC DE KALEN DRIES vzw, Heesstraat 21 te 3560 Lummen neemt in dit privacybeleid genoemde maatregelen om uw privacy te beschermen. Wij vinden de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van onze klanten, surfers, en gebruikers belangrijk. Met dit privacybeleid willen we u zo goed mogelijk informeren over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, en hoe u er controle over heeft.

Bij reservatie van één van onze zalen of door gebruik te maken van onze diensten wordt u geacht op de hoogte te zijn van de bepalingen en maatregelen in dit privacybeleid, deze te begrijpen en ermee akkoord te gaan. OC DE KALEN DRIES vzw behoudt zich het recht voor om deze privacyregeling ten allen tijde aan te passen, mits zij de gebruikers hiervan op de hoogte stelt via de website. De wijzigingen worden automatisch van kracht na publicatie.

De verwerking van de persoonsgegevens binnen OC DE KALEN DRIES vzw is onderworpen aan het Belgisch recht en de Europese privacyregels.

OC DE KALENDRIES vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien U na het doornemen van onze privacyverklaring of in algemene zin vragen heeft hierover of met ons wenst contact op te nemen, kan dit via volgende contactgegevens:

OC DE KALEN DRIES vzw
Heesstraat 21
3560 Meldert (LUMMEN)
ocdekalendries@gmail.com

 

AAN WIE IS DEZE PRIVACYVERKLARING GERICHT

Deze privacyverklaring is van toepassing op de leden van de raad van bestuur, de huidige vertegenwoordigers van de Meldertse verenigingen die lid zijn van de vzw, personen die in kader van onze activiteiten vragen stellen via ons contactformulier of per mail, klanten die met de vzw een contract afsluiten voor de huur van één der zalen in het complex OC DE KALEN DRIES, personen uit Meldert die in  hoofde van hun beroep (vrije beroepen, zelfstandige), opgenomen worden in een  jaarlijks, uitgebracht kalenderboekje.

 

VERZAMELING VAN PERSOONSGEGEVENS

  1. PERSOONSGEGEVENS KLANTEN + BEZOEKERS WEBSITE


OC DE KALEN DRIES vzw. registreert en verwerkt  persoonsgegevens van zijn klanten en surfers doordat u gebruik maakt van de diensten en toepassingen van OC DE KALEN DRIES VZW zijnde:

  • Reservatie en/of huren van één der zalen binnen het complex OC De Kalen Dries.
  • Onze website

 

Onder ‘persoonsgegevens’ verstaan wij gegevens die op een identificeerbaar persoon betrekking hebben en die  u ons zelf geeft bij:

  • Het nemen van een optie op één der zalen of het effectief afsluiten van een contract bij huren van één der zalen binnen het complex OC De Kalen Dries (1).
  • Het invullen van het contactformulier op de website (2).

 

  1. Gegevens door u meegedeeld bij het nemen van een optie op één der zalen of het effectief afsluiten van een contract bij het huren van één der zalen binnen het complex OC De Kalen Dries:
    • Uw voor- en achternaam
    • Uw e-mailadres
    • Uw telefoon- en/of gsmnummer
    • Uw woonplaats/postcode
    • Uw adres

 

  1. Gegevens door U meegedeeld bij het invullen van het contactformulier op de website:
    • Uw voor- en achternaam
    • Uw e-mailadres
    • Uw telefoon- en/of gsmnummer
    • Uw woonplaats
    • Uw adres

 

  1. Op geautomatiseerde wijze verzamelde persoonsgegevens:
    • Bij het invullen van het contactformulier op de website wordt ook automatisch het IP adres van het gebruikte toestel geregistreerd.

 

  1. PERSOONSGEVENS LEDEN RAAD VAN BESTUUR
     

OC DE KALEN DRIES vzw. registreert en verwerkt  persoonsgegevens van de leden die deel uitmaken van de raad van bestuur. Het gaat om volgende gegevens:

  • Voor- en achternaam
  • e-mailadres
  • Telefoon- en/of gsmnummer
  • Woonplaats/postcode
  • Adres
  • Rekeningnummer

 

  1. PERSOONSGEVENS VAN DE VERANTWOORDELIJKEN DIE EEN VERENING VERTEGENWOORDIGEN EN DIE EXPLICIET LID ZIJN VAN DE VZW OC DE KALEN DRIES

 

OC DE KALEN DRIES vzw. registreert en verwerkt  persoonsgegevens van de verantwoordelijken van verenigingen.

Het gaat bij deze enkel om verenigingen die effectief lid zijn van de vzw OC DE KALEN DRIES. Het gaat om volgende gegevens:

  • Voor- en achternaam
  • e-mailadres
  • Telefoon- en/of gsmnummer
  • Woonplaats/postcode
  • Adres

 

  1. PERSONEN DIE IN HOOFDE VAN HUN BEROEP, OPGENOMEN ZIJN IN DE JAARLIJKSE KALENDER (GROENE BOEKJE)
    • Voor- en achternaam
    • e-mailadres
    • Telefoon- en/of gsmnummer
    • Woonplaats/postcode
    • Adres
       

OPSLAG VAN PERSOONGEGEVENS

De persoonsgegevens die aldus uitdrukkelijk of op geautomatiseerde wijze worden meegedeeld of verzameld, worden opgenomen en verwerkt in:

  • Digitaal gegevensbestand website  OC DE KALEN DRIES
  • Digitale gegevensdrager

 

BEWAREN VAN PERSOONSGEVENS

  1. Persoonsgegevens opgeslagen via de toepassing “contactformulier”:
    Persoonsgegevens die worden opgeslagen via de toepassing “Contactformulier” zullen binnen een redelijke termijn verwijderd worden. Onder redelijke termijn wordt verstaan, de tijd nodig een antwoord te kunnen formuleren op de vragen die via dit digitaal formulier worden gesteld.
  2. Persoonsgegevens, opgeslagen bij reservatie/facturatie, ledenbestanden:
    OC DE KALEN DRIES vzw zal uw gegevens niet langer bewaren dan wettelijk is toegelaten en dan noodzakelijk is voor de doeleinden vermeld in dit document

 

DOELEINDEN VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

  1. Contactname:
    OC DE KALEN DRIES vzw. verwerkt uw persoonsgegevens om contact met u op te kunnen nemen als u daar om verzoekt, en/of om u schriftelijk (per e-mail en/of per post) te kunnen benaderen indien u telefonisch onverhoopt niet bereikt kunt worden.
  2. Bepaling kostprijs huur zalen:
    Bij reservatie van één van onze zalen wordt de kostprijs bepaald, afhankelijk van uw woonplaats.
  3. Facturatie/Boekhouding:
    Voor het opmaken van de factuur is het noodzakelijk dat wij beschikken over bovenvermelde persoonsgegevens.
  4. Groene boekje
    Jaarlijks geeft OC DE KALEN DRIES vzw een informatieboekje/kalender (Groene boekje) uit met informatie van algemeen nut, voor inwoners van de gemeente Meldert – Lummen.
  5. Veiligheid
    Om fraude en/of misbruik van onze digitale platformen en toepassingen te bestrijden is het noodzakelijk dat wij over specifieke persoonsgegevens beschikken (email – IP-adres)
  6. Wettelijke verplichtingen

 

NOODZAKELIJKHEID VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS

De door uzelf aan ons meegedeelde  voornoemde persoonsgegevens moeten verstrekt worden om:

  • Lid te kunnen worden van de vzw OC DE KALEN DRIES
  • Lid te kunnen worden van de raad van bestuur
  • Een optie te kunnen nemen of het effectief huren van één der zalen van het complex
  • Een vraag te stellen aan de vzw in kader van onze activiteiten.
  • Opgenomen te worden in het kalenderboekje

Indien in kader van voornoemde noodzakelijkheden, één van de gevraagde persoonsgegevens door u aan ons niet worden verstrekt, zal door ons niet kunnen worden voldaan aan de gevraagde dienstverlening.

 

TOEGANKELIJKHEID/VEILIGHEID PERSOONSGEGEVENS

OC DE KALEN DRIES vzw  neemt de passende en nodige organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens en privacy te beschermen, om zo het verlies, het onrechtmatig gebruik of de wijziging van informatie die wij ontvangen te voorkomen. Dit is een middelenverbintenis en geen resultaatsverbintenis.

Het aantal medewerkers van onze organisatie dat toegang heeft tot uw persoonlijke informatie is enkel beperkt tot de leden van de raad van bestuur van OC DE KALEN DRIES. Aan deze personen wordt toegang tot uw persoonlijke informatie verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

 

VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN

OC DE KALEN DRIES VZW verstrekt uw persoonsgegevens NIET aan derden.

Enkel indien wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens over u mee te delen aan overheidsinstanties, zullen wij overgaan tot deze actie.

In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek kunnen wij worden verplicht om bepaalde gegevens op een vertrouwelijke manier aan de nodige overheden mee te delen

 

VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN - VERWERKERS

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Verzekering: Enkel van toepassing op leden raad bestuur
  • Bank: Enkel van toepassing op leden raad bestuur.

 

SURF- EN COOKIEBELEID

De website van OC DE KALEN DRIES VZW. maakt geen gebruik van Google Analytics of een andere tracker die bezoekersverkeer registreert.

De website van OC DE KALEN DRIES VZW maakt enkel gebruik van functionele cookies, eigen aan het "management system" van de site. Deze cookie is noodzakelijk om de functionaliteit van de site te garanderen.

 

GEGEVENS INZIEN, AANPASSEN OF VERWIJDEREN

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u het recht om:

  • Uw persoonsgegevens in te zien en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
  • Uw persoonsgegevens te corrigeren en aan te vullen wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
  • U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven  welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is, rekening houdend met de geldende wettelijke bepalingen.

 

U kunt een gemotiveerd verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar ocdekalendries@gmail.com.  

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.  (Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren).

Men zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren. U hebt steeds het recht om de gegeven toestemming in te trekken.

 

VEILIGHEID

OC DE KALEN DRIES VZW. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

De website van OC DE KALEN DRIES VZW. maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.